3Mar

像设计项目一样设计会议-包忠碧

时间: 2014-3-3 2446 次浏览

*根据2012年11月11日绿色沙龙现场录音整理

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编者按:由于参加此次沙龙的人员过多,分享场地空间不足,有部分人在前面的分享中一直站着。分享开始前,包忠碧组织团队游戏“让所有人都可以坐下”:要求大家以自己最舒服和合理的方式参与在活动中。

 

      我们应该主动的追求自己想要追求的东西,刚刚批评了一下这些坐着的人,其实之前站着的人也一样,有些人站得也有点累了,这时候你们可以自己主动的插进去。两边都有责任,一件事情没用做好可以从很多方面去追究问题,每个人都可以去反思怎么样能把这样的一些行为做好。

      我叫包忠碧,来参加这次沙龙的应该都是大二或者大三,也就是社团的一些管理层,问一个很简单的问题,做为一个管理者,除了一些工作任务的下达以外,还有那些方式去管理你的团队?

 

      同学:1、交流,经验的传承;2、积极听取建议;3、帮助社团人解决个人问题;4、定期例会;5、组织大家出去玩耍;6、明确分工合作;7、民主管理为主,强权管理为辅;8、能力的培养,比如培训。

 

      挺好的,大家说的都是一些具体的管理方式,我给大家简单的归下类,简单的管理方法会有下面的三种:

  1. 任务管理法——以事为中心。不管通过例会的形式还是什么样的形式,把一些任务直接下达给当事人,告诉他在什么阶段要做什么事情,这里面会设计到这段时间怎么做,完成的流程问题。(编者按:任务管理法的基本内容,可以概括为通过时间动作研究确定标准作业任务,并将任务落实到员工。也就是说,员工的作业在于完成管理人员规定的任务,这种任务又是管理人员经过仔细推敲后设计出来的。这样,组织中的员工都有明确的责任,按职责要求完成了任务则付给一定的报酬。
  2. 人本管理法——以人为中心。比如GreenSOS雇佣了一个员工,这个员工怎么去管理他的任务,怎么去做事情,就是这个员工需要考虑的,我是基于在人的信任上做的。这是中国的NGO或者一个小的团队,人要做多方面的工作的团队用的比较多的管理方式。(编者按:不同与“见物不见人”或把人作为工具、手段的传统管理模式,而是在深刻认识人在社会经济活动中的作用的基础上,突出人在管理中的地位,实现以人为中心的管理。

目标管理法——在什么阶段去实现什么目标,结合任务下达和人本管理。由现代管理学之父德鲁克提出,告诉你到什么样的节点你必须交给我什么样的结果,我不管你通过什么方式做到。任务管理是告诉你接下来你要先去买菜,再去买油,而目标管理是告诉你12点半我要吃到饭。(编者按:认为在目标明确的条件下,人们能够对自己负责。使管理活动围绕和服务于目标中心,以分解和执行目标为手段,以圆满实现目标为宗旨的一种管理方法。更适用于现代的管理

      具体到一些管理方式而言,我们有通过任务下达,直接的工作表,绩效考核,直接计件、计时等的一些管理方式。

      那么我们通过进行这样一些社团管理的工作,我们想实现些什么?

 

      同学1:完成分发的任务;提高成员的积极性;践行对环保的承诺。

      同学2:加强人与人之间的凝聚力;培养大家对环保的兴趣,让大家都能参与进来,在做环保的时候感到高兴、快乐。

      同学3:实现环保活动运行的有序和环保资源的整合。

 

      我觉得大家分享得挺好的,我们可以把要实现的东西分为两点:

      第一点,一定要有项目的结果。这是我们存活的基础,不管基金会、公司、个人也好,我要给自己一个交代,我要达到什么样的结果,我一定要实现;

      另外一点,是在团队和整个文化层面的,我们这一部分是物超所值的,但又是必须需要的。我总结了几个感:增强信任感,传播安全感,收获尊重感,凝聚幸福感,分享成就感,缔造责任感,告别危机感。

      我没有给大家太多时间去记,是不想让大家记下来,这些是你们需要自己去体会的,比如刚才有一位同学所说的“我要有兴趣趣”、“我要有凝聚力”,如果我希望我的团队文化有这两部分,那我自己去找,我们刚谈过一些管理方式,我们怎么样通过这样的管理方式去做到这样团队文化?

 

      我们现在还有一些没有被重视的管理方式,最重要的就是我们的会议,还有培训和团队建设。

      在中国有一类公司是打了鸡血的,一般就是直销、传销之类的公司,他们其实是把会议和培训结合在了一起,做得非常好。你们去给刚刚接受完好一点的成功学培训的人说:“你听到的都是假的。”他会用藐视的眼光看向你,然后自己去做自己的。

      这种培训能把人提高到一种很高的精神状态,非常的舒服。这是一种很好的管理方式,他不需要你去给他说什么人本管理、目标管理,你给他说清楚怎么能挣到钱,怎么能实现我们的目标,经过这样的一次培训能让他想尽一切办法,用尽一切方式。

      刚刚讲到团队建设,除了绿色营以外,有的社团还有十一营,或者在某座山的野营,在山上的小会议之类的这样一些团队建设。包括我们的腐败,GreenSOS每个月也有家庭聚会,这样的一些团队建设也是一种管理方式,但是我希望大家做到会议要快乐主动的进行

      如果你的会议是没有经过设计的、是没有策略的、是没有一些脑袋和思路在里面的,我觉得可能你要达到的团建效果只是吃了一顿饭,可能吃完以后它还会有一些对比,比如这顿吃了水煮鱼下顿只有牛肉拉面,他就只会去关注这些团建本身的东西,没有一些精神和贯穿在里面的策略。包括培训,我们现在有很多的社团在做培训,早训晚训等,还有我们一会儿要分享的北京山诺会,他们一年到头天天都在做培训,冬季有冬训,夏季有夏训,还有攀岩、新生进来的培训,还有办公室培训等各种各样的训,但是培训是不是也要经过设计一下呢?我们今天的主题是会议也要经过设计

      会议,按中国文字来拆分,会:聚会见面交流,议:讨论,商议。那么会议到底有什么样的作用,结合到我们的社团自己的会议,大家现在可以开始填第四第五项:我们的社团有什么样的大会,我们的例会有什么样的议程?在大家填的个过程中,我会和大家分享会议有什么作用。

      会议有很多作用。首先它能够产生决策,还有大家所认为的做项目,就像什么头脑风暴之类的;其实会议的作用是很多样的,比如总结报告会是用来听取一些总结汇报的;我们的一些决策性的会议,比如说理事会,我们的理事会会进行每年的年度预算和项目计划,产生一些决策性的团队;还包括做一些咨询的分享;还有一点就是鼓舞势气,比如西昌新生态协会在会议最后会读社团宗旨。西昌学院新生态环境保护协会才成立两年没有会歌之类的东西,但是他有社团宗旨,他们会在会议最后把他读一遍,刚刚在这篇文章的最后也提到,山诺每一次会议结束的时候,时间够的话会唱会歌,时间不够的话主持人喊:“山诺!”下面的人会喊:“加油!”当会议散了以后大家走来路上全都在讨论山诺,效果非常的好,在回宿舍的路上情绪激昂,把会议的气氛给带到了宿舍。我们的会议还可以达到很多的作用,比如说卖产品,我们的很多商业会议都在做这种产品浏览会,在会议上签单会很好签。就比如我刚刚说的,山诺的会议会让大家很有使命感,那么如果我在会议以后让大家捐一块钱,可能大家就会捐了,如果我要告诉大家这个钱集中起来捐给某地方的孩子们,很有可能在这个时候就立马成功,比你在下面一个一个的去劝说效果好很多。如果你在这个时候卖东西就会很好卖,比如说你要卖项目,在你的社团里面招募项目成员。

      最近我们有一个几个人的小组,在做奥巴马竞选的分析,他是如何来拉选票的,奥巴马竞选做得最多的就是演讲,他除了演讲什么都没有做,演讲到最后告诉大家:“你们一定要支持我”。那么怎么样让你们来支持我呢?他在很多的地方做演讲,他在白人区,黑人区,富人区做的演讲绝对是不一样的。最近有一张照片很火,就是奥巴马去学校的时候,拍了一张照片,在奥巴马的背后有一个小男孩去亲了旁边的小女孩。你觉得这是一个简单的非竞选活动么,如果这招照片没有经过团队认真的分析,他会把这张照片传上去么?自己带去的摄影师拍到了这样一张照片难倒处理不掉么?其实这就是有策略的用一些方式去打动大家。

      我们每个人都会有自己擅长的管理方式,但是会议是每个管理者不可避免的。我们看看第三张纸,我们的山诺为什么会做得挺好,他的管理层出来以后都可以分析清楚,例会为什么要这样开,他们所谓的山诺八大会为什么是这样的。

      对比一下自己的会议,看看他们会议能实现怎样的一些东西,我们的管理有怎样的功能。会议是容易被大家忽略的一种管理方式,我们怎样通过会议去实现管理社团功能,去达到管理的目的?这样的一些东西能对我们的社团带来什么样的帮助?我们应该像设计项目一样的去设计会议,想像设计一些大的长期的项目一样,像设计奥巴马如何竞选一样去设计我们的会议,把奥巴马竞选看成一个运动,一个小小的会议,我们怎样去打赢这场战役?我们怎样去通过会议改变我们的社团?希望大家记住:我们要像设计项目一样去设计会议。希望明年的今天再见到大家的时候大家还记得这句话。

      对于一个社团的会长层来说,你可以考虑说你们社团的大会要怎么样来开展,才能实现管理社团的目的,作为一个部长来说,可以考虑你们的部门例会要怎么开展来实现部门管理的目的。

 

山诺会介绍

      山诺是北京林业大学的一个环保社团,是中国最早成立的环保社团之一,山诺会是第一个把中国环保社团的名号打响的社团。它一年能招收到八百个左右会员,每周都有例会,自己有很多项目,通过自身筹款,每年可筹到2万元左右的暑期项目资金,总体上来说,山诺是北京乃至全国做的最好的一批环保社团之一。可以从每年的新老交替来评估这个社团的发展状况,每年大一新成员大约有70名的核心成员留下成为山诺的骨干,一直持续、热心的去做事。我们便可以反观自己的社团在换届的时候所留下来继续做事的人,而且他们留下来的人不是所有的都是部长或会长,很多人到大三了才有机会成为部长或会长。部长是大三的、部员是大二的、大一的一般都是干事,这种体系的话会更有生命力。山诺是以野外探险和求生为主要的活动,第一届全国绿色营有山诺会很强的身影,也有绿色大学生论坛很强的身影。

      山诺的暑期活动,是山诺一个很重要的品牌活动。暑期活动的周期很长,从春节之前开始筹备,在春节之前,会在全社团内部筹集暑期活动绿色营的创意。创意通过大家的讨论,寒假回家的时候把创意变成一个项目方案。新学期开学时在社团内部对所有的项目方案进行评审,评审通过后开始筹集资源。在这个环节中,整个社团都会帮助你筹集资源,拉赞助等,整个筹备期是1月到5月。暑期报告会与秘书处成立大会的功能在于向大家说明暑期所做的项目情况,而秘书处大会是管理层在进行换届后向大家说明未来一年所以的规划和活动,发布今年暑期营的情况,发布暑期营活动招募暑期营的人员,队长具有很高的荣誉。

 

山诺八大会

      招新大会。

      迎新大会。

      编者按:此两者无需多言,这两件事都是社团“开山之作”,是很重要的事,所以需要投入很大的人力、物力、精力,山诺专门开两次会是很值得我们学习的。

      暑期报告会,一般有3-4支队伍,邀请北京所有的环保社团参加暑期的报告会,还会邀请山诺以前的老人,一些在环境NGO工作的人来参加。

      元旦晚会,纯属玩乐,在10月份的时候就会发出元旦晚会的筹备通知。筹备的形式很特别,节目形式多样,有话剧、魔术、舞蹈、歌曲等多种形式。实行部门负责制,由每个部门抽签决定,抽到什么节目,在晚会的现场就要表演出来。不是由各部门来决定自己要表演什么节目,是根据晚会的设计,晚会需要什么样的节目,每个部门就要根据抽签来准备什么节目。

      换届选举大会,一般在4月份举行。并不是说换届之后老会长就什么都不做,在接下来的4、5、6、月和暑期的时间里带着新会长做协会的事情,在这个时间里是一个老带新的过程。真正到了暑期结束之后,老会长才真正意义的退下来,换届才真正的完成。留足了时间、空间和项目来完成协会的换届。暑期营是一个很好的新老合作的项目,老会长和新会长一起合作,会管理的更加成熟一些。换届选举大会上只选社长层和理事层,把老一辈的人放到后备资源库里,对协会起到一个支持和监督的作用。

      秘书处成立大会,新会长上任之后组建他的团队,部长和会长是秘书处的成员。这是一个集体的述职报告会,告诉大家在一年的时间内新的秘书处和暑期活动要干什么。

      生日会,温馨的生日祝福,邀请老人,齐唱生日歌,场面很感人。

      老山友欢送会,不像其他会议放在一般地方做,会拉到户外去,送别老山友,很感人。

      由此可以看出,“山诺八大会”整体具有承上启下的作用,每个会议有不同的功能,他有社团管理层面的,有带人、培养人层面的,有做山诺文化的,有做项目的。检验我们的会议设计的好不好,可以反过来用要功能来检验,能不能用这些会议去把我的功能实现。我在什么样的时间、什么样的地点做这样的事情?以什么样的形式做这样的事情?这都是项目设计做的事情,这都是所谓的运动战略方面的事情。

 

山诺例会

      山诺自己筹钱买了一个投影仪,在一间固定教室、固定时间由会长或副会长主持,每个部分都有PPT展示,每个部分都不会超过十分钟,就不会出现拉杂的问题。他们的人出来做这种PPT演讲可以超过很多在二三流企业待了一两年的人。特别是会长层面的人,从大一就可以有机会做PPT演讲。流程长的时候有十多个人上台,一个小时完成。在这个过程当中,每一个人都能够做PPT、演讲,个人的能力得到锻炼不说,那反过来对山诺多好,十多人要知道山诺的事情,十多个人要在会议上发表演讲,十多个人要在会议结束的“山诺,加油!”里面喊出士气高昂的状态。因为他发言了,他有参与感。你能有这样的感觉吗?

会议流程如下

      1.山诺看板,由会长或副会长主持,每周情况播报,这周去参加了什么“无聊”的会议,又去那里骗了一些吃,骗了一些喝,上周干了什么。

      2. 生日播报,办公室来做这个事情,这一周要过生日的人,办公室安排准备小礼物或者其他礼物,各种感人的场面会在这里出现。

      3. 山里山外,介绍山诺光辉历史,找一个人来读老历史,这个人会在这一周内把社团的资料翻过来翻过去的看,这个人就会变成这个社团的粉丝。

      4. 点亮荒野,野生部给大家做培训,介绍野外知识、暑期特色实践。

      5. 生态小时,环教组做培训,讲环境教育方面的知识。

      6. 十分可乐,带领大家做团队游戏,教给大家日常调动培训氛围的小游戏和活动,带领大家怎么去引领一个团队。

      7. 项目招人,通过各种方式例如带帐篷、图片、ppt视屏、西部牛仔帽等。

      8. 山诺加油,有时间的话就唱会歌,没有时间就会和主持人一起喊“山诺加油,加油山诺”

 

      反过来,我们看山诺例会实现了很多功能:让大家感动像家文化的生日播报;野外知识的讲解;环境教育知识的讲解;项目招人的方法;社团老历史的回顾;我上一周干了什么,我下一周将要干什么;最后还把大家的士气提起来了。

      希望大家回去以后能够从会议需要的功能出发去设计会议。比如,刚才那位同学提到的凝聚力,凝聚力下面我们可以开某某大会,比如1、2、3个大会,三个大会的那些议程可以实现凝聚力的功能。通过这样的方式,做出我们有多少种会议该开,这就是我们整年的大会;在什么时候开,以什么方式开,就是具体策划的问题;那最后还有某某部分的流程。我们再去检验这些大会是不是囊括了这些流程,这些流程是很重要,每周都需要去给大家强调的,我们就把他设计成例会。

      从社团层面、项目层面、例会层面三个层面去像设计项目一样设计会议。

      最后总结下,我们今天讲了四个东西:第一个是团队的管理方式,我们现有的团队管理方式是什么,这样管理方式是为了什么?是为了实现我们的功能的,那些方式你是没有用到的?比如说,我觉得会议就是大家没有用好的。团建建设大家有没有用好?包括我们刚说的任务管理法、人本管理法、目标管理法,这些管理方法用到社团里面没有?没有用就先去用,用了之后会议有没有用?培训用没有用?团队建设有没有用?用,该怎么用?应该像去设计项目一样去设计他,去用他。会议其实也是一种很重要的管理方式,通过拆解山诺如何通过会议管理社团拆解出来了。最后给大家安排了一个事情,完成自己需要完成的内容。

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